ในฐานะมืออาชีพด้านทรัพยากรบุคคลที่มีงานยุ่ง ลองคิดถึงเทคโนโลยีทั้งหมดที่คุณใช้ทุกวันซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่อาจหยั่งรู้ได้เมื่อไม่นานมานี้
โลกแห่งการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง
คุณโพสต์งานออนไลน์ ติดตามและวิเคราะห์ผู้สมัครด้วย AI วัดชีพจรขององค์กรของคุณ ให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์แก่พนักงาน ทั้งหมดนี้เพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น มีกลยุทธ์ และก้าวนำหน้าความต้องการมหาศาลบนบ่าของคุณ
แต่มีสิ่งที่ต้องพิจารณา: สิ่งหนึ่งที่คุณทำกับงานและพนักงานทุกคนคืออะไร แต่คุณอาจจะทำแบบเดียวกับที่บริษัทของคุณทำเมื่อ 20 ปีที่แล้วรายละเอียดงาน.
สถานะเศร้าของคำอธิบายงานวันนี้
แม้แต่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้คนจำนวนมากก็ยังใช้คำว่า “คำอธิบายลักษณะงาน” และ “ตำแหน่งงาน” สลับกัน เนื่องจากคำอธิบายลักษณะงานเป็นเพียงเอกสารในการโฆษณาตำแหน่งงานที่เปิดรับเท่านั้น
แต่ในหลายองค์กร เมื่อมีการโฆษณางานและมีแหล่งที่มาของผู้สมัครแล้ว รายละเอียดของงานกับคำถามที่ผู้สมัครถูกถามในการสัมภาษณ์ไม่มีความเชื่อมโยงกัน
หลังการสัมภาษณ์ รายละเอียดงานที่คุณทำงานหนักจะถูกยัดลงในตู้เก็บเอกสารจนกว่าคำขอเร่งด่วนครั้งต่อไปจะเข้ามาหาคุณ
ประเด็นสำคัญ: ในหลายบริษัท คำอธิบายลักษณะงานเป็นเอกสารที่แยกออกมาซึ่งสร้างขึ้นผ่านกระบวนการที่ล้าสมัย และไม่ส่งผลกระทบต่อพนักงานหลังจากผ่านกระบวนการจ้างงานแล้ว
แต่มีวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการสร้างคำอธิบายลักษณะงาน และใช้เป็นเครื่องมือที่ส่งเสริมโปรแกรมทรัพยากรบุคคลที่ดีขึ้น… แทนที่จะสร้างความรำคาญที่จำเป็นและจำกัดเวลา
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
- คุณกำลังใช้เทคโนโลยีสำหรับเกือบทุกอย่างที่คุณทำอยู่แล้ว
- คุณต้องการใช้เวลาอย่างมีกลยุทธ์ เพื่อให้คุณมีอิสระในการทำงานในโครงการที่สร้างผลกระทบที่ยั่งยืน
- คุณกำลังมองหาการสร้างกระบวนการที่ดีขึ้นสำหรับบริษัทของคุณและได้รับการยอมรับว่าคุณสมควรได้รับจากการดำเนินการดังกล่าว
จากทั้งหมดนี้ ถึงเวลาคิดใหม่เกี่ยวกับลักษณะงานของคุณ แล้วไม่ใช่หรือ?
คลื่นลูกใหม่ขององค์กรที่มีความคิดก้าวหน้าคิดเช่นนั้น นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขาหันมาใช้Smart Job Descriptions
คำอธิบายงานอัจฉริยะคืออะไร?
คำอธิบายงานอัจฉริยะเป็นวิวัฒนาการของคำอธิบายลักษณะงานแบบเดิมๆ ซึ่งต้องยอมรับว่าไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัยจนถึงขณะนี้
มีองค์ประกอบหลัก 3 ประการที่เปลี่ยนลักษณะงานเก่าๆ ให้เป็น Smart Job Description:
1. คำอธิบายงานอัจฉริยะผสมผสานเทคโนโลยีเพื่อกำหนดทักษะและพฤติกรรมให้เข้ากับงาน
ลองนึกถึงลักษณะงานแบบดั้งเดิมและดูว่ามีอะไรอยู่ในนั้น คุณได้รับบันทึกเกี่ยวกับบริษัท บทบาทโดยทั่วไป งานประจำ และสิ่งต่างๆ เช่น การศึกษาและประสบการณ์ที่จำเป็น
สิ่งที่ขาดหายไป?
ทักษะและพฤติกรรมที่แสดงให้เห็นและวัดผลได้ซึ่งบุคคลจำเป็นต้องมีเพื่อให้เป็นเลิศในบทบาทนี้
จริงๆ แล้วทักษะและพฤติกรรมเหล่านี้มีชื่อเรียกว่า Competency [ ดูตัวอย่างความสามารถ]
ความสามารถถูกสร้างขึ้นจากการวิเคราะห์งาน การวิจัย และกระบวนการพัฒนาที่มีโครงสร้างอย่างกว้างขวาง ประกอบด้วยตัวบ่งชี้ระดับเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างประสิทธิภาพขั้นพื้นฐาน ระดับกลาง และขั้นสูง
เหตุใดบริษัทที่ฉลาดที่สุดจึงใช้สิ่งเหล่านี้
เนื่องจากความสามารถรวมกระบวนการทรัพยากรบุคคลทั้งหมดไว้ในวงจรชีวิตของพนักงานทั้งหมดตามกรอบการทำงานทั่วไปที่วัดผลได้เพียงกรอบเดียวและเป็นเครื่องมือที่มีค่าอย่างยิ่งในการจัดพนักงานให้สอดคล้องกับองค์กรและบทบาทเฉพาะของพวกเขา
ทักษะและพฤติกรรมการทำแผนที่วิถีสมัยใหม่
ในอดีต ความเข้มข้นของกระบวนการจัดทำโปรไฟล์ความสามารถ ซึ่งก็คือ การระบุความสามารถที่เกี่ยวข้องสำหรับงานและจัดทำแผนที่ในระดับที่เหมาะสม ถือเป็นอุปสรรคสำหรับบางองค์กร
ในที่สุด คุณก็สามารถสร้างแผนผังและตรวจสอบความสามารถได้ในเวลาไม่กี่นาที แทนที่จะใช้เวลาเป็นเดือน… และที่สำคัญที่สุดคือ เก็บเกี่ยวผลตอบแทนจากระบบทรัพยากรบุคคลที่เป็นหนึ่งเดียวเพื่อเติบโต กำหนดรูปแบบ และสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้ที่ขับเคลื่อนองค์กรของคุณไปข้างหน้า
2. คำอธิบายงานอัจฉริยะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น ประหยัดเวลาและพลังงานในระยะยาว
กระบวนการทั่วไปของคุณมีลักษณะอย่างไรในการสร้างและรับข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดงาน?
หากคุณเป็นเหมือนคนส่วนใหญ่ คุณอาจใช้เวลารวบรวมชิ้นส่วนต่างๆ จากเอกสารหรือตัวอย่างต่างๆ ที่มีอยู่ที่คุณสามารถหาได้บนอินเทอร์เน็ต คุณส่งอีเมลกลับไปกลับมากับผู้จัดการสองคน คุณร่างเอกสารเสร็จแล้ว ส่งไปขออนุมัติ และผู้จัดการคนแรกจะส่งเอกสารพร้อมบันทึกและความคิดเห็นกลับคืน คุณทำงานให้พวกเขาและส่งไปยังผู้จัดการการจ้างงานเพื่อลงชื่อออกก่อนที่จะออกไป
ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานก็ยุ่งมากเช่นกัน ดังนั้นจึงต้องใช้เวลาหลายวันในการอ่านและเสนอความคิดเห็น ในที่สุดพวกเขาก็ทำ ดังนั้นคุณจึงทำการแก้ไข
เมื่อถึงจุดนี้ คุณอยู่ในเอกสารเวอร์ชัน (อย่างน้อย) 3 พร้อมลุยแล้ว! จนกว่าผู้จัดการอีกคนจะชั่งน้ำหนักทางอีเมลพร้อมคำติชมเกี่ยวกับเวอร์ชัน 1 และพวกเขาก็ได้รับความคิดเห็นมากมาย
มันเหนื่อยมาก และทั้งหมดนี้ใช้ได้กับเอกสารที่จะไม่มีวันถูกนำมาใช้อีกต่อไป
วิธีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นในการจัดการรายละเอียดงาน
ทุกคนต้องการใช้เวลาทำงานอย่างชาญฉลาด
เทคโนโลยีคำอธิบายงานอัจฉริยะมีเครื่องมืออยู่ในมือคุณ
เราได้พูดคุยเกี่ยวกับการจับคู่ทักษะและพฤติกรรมที่ต้องการกับคำบรรยายลักษณะงานของคุณด้วยการคลิกเมาส์แล้ว
ยิ่งไปกว่านั้น เทคโนโลยีคำอธิบายงานอัจฉริยะ (มีเฉพาะใน CompetencyCore เท่านั้น) ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างคำอธิบายลักษณะงานและกระบวนการจัดการของคุณอย่างสมบูรณ์ และเพิ่มมูลค่าในระยะยาว
CompetencyCore สร้างระบบข้อมูลที่เชื่อมต่อถึงกันและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ เรียกว่าไลบรารี ตัวอย่างเช่น ความสามารถของคุณคือรายการในห้องสมุด แต่สิ่งต่างๆ เช่น ความรับผิดชอบ การศึกษา และการรับรองก็เช่นกัน เมื่อคุณตั้งค่าต่างๆ แล้ว ความสามารถในการดึงข้อมูลที่เชื่อมต่อกันเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาและพลังงานได้มากในการสร้างแบบร่างคำอธิบายลักษณะงาน และช่วยกำหนดมาตรฐานคำอธิบายลักษณะงานของทั้งองค์กร
เมื่อตั้งค่าร่างคำอธิบายลักษณะงานแล้ว ให้จัดส่งภายในระบบไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณเพื่อรับข้อมูลและการตรวจสอบ พวกเขาใช้เวลาสองสามนาทีในการทบทวนและทำเครื่องหมายว่าพวกเขาเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับแต่ละรายการ หากคุณไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกัน ความคิดเห็นของพวกเขาจะถูกบันทึกไว้ในรายละเอียดของงาน – ทั้งหมดนี้อยู่ในระบบอีกครั้ง
ด้วยวิธีนี้ คุณจะบันทึกความคิดเห็นของทุกคนไว้ในที่เดียว
ทุกคนใช้แพลตฟอร์มเดียวกัน ทุกอย่างง่ายต่อการตรวจสอบ
เมื่อเวอร์ชันสุดท้ายของคุณพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถส่งออกคำอธิบายงานเพื่อสร้างประกาศรับสมัครงานได้ และที่ดียิ่งกว่านั้นคือเวอร์ชันนี้พร้อมที่จะใช้เพื่อสนับสนุนแนวทางปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ
ฉลาดใช่มั้ย?
3. คำอธิบายงานอัจฉริยะสามารถขับเคลื่อนวงจรชีวิตของพนักงานทั้งหมดของคุณได้
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคำบรรยายลักษณะงานเป็นมากกว่าคำบรรยายลักษณะงาน?
จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามันกลายเป็นเครื่องมือที่จะช่วยคุณช่วยเหลือคนของคุณ และช่วยเหลือองค์กรของคุณได้จริง ๆ ล่ะ?
การจับคู่ทักษะและพฤติกรรม ( ความสามารถ) กับลักษณะงานของคุณจะเปิดโลกใหม่ของความเป็นไปได้สำหรับลักษณะงานและโปรแกรมทรัพยากรบุคคลของคุณ
และการมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถใช้คำบรรยายลักษณะงานสำหรับสิ่งอื่นนอกเหนือจากตำแหน่งงานได้จริง จะทำให้การลงทุนเพื่อผลตอบแทนที่จ่ายล่วงหน้าในระยะยาวนั้นคุ้มค่า
ด้วยคำอธิบายงานอัจฉริยะ คุณสามารถ:
- นำโครงสร้างที่แท้จริงมาสู่กระบวนการจ้างงานและการคัดเลือกของคุณดำเนินการสัมภาษณ์อย่างมีโครงสร้างและพฤติกรรมโดยใช้วิธี “STAR” (ขอให้ผู้สมัครบรรยายสถานการณ์ งาน การกระทำ และผลลัพธ์) เพื่อประเมินความเหมาะสมกับงานของผู้สมัคร
เนื่องจากการสัมภาษณ์จะขึ้นอยู่กับทักษะและพฤติกรรมที่จำเป็นโดยตรง การสัมภาษณ์จึงมีวัตถุประสงค์มากขึ้นและปลูกฝังในความเป็นจริง สิ่งสำคัญที่สุดคือ การตัดสินใจจ้างงานจะขึ้นอยู่กับเกณฑ์มาตรฐานที่สอดคล้องกัน - ตั้งความคาดหวังตั้งแต่วันแรกเมื่อพนักงานใหม่ของคุณพร้อมแล้ว ให้พวกเขาลงนามในคำอธิบายงานใน CompetencyCore เพื่อให้มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังจากทุกฝ่าย
- ดำเนินการประเมินอย่างสม่ำเสมอตลอดอายุการดำรงตำแหน่งของพนักงานต่อมาในอาชีพการงานของพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือแผนกสามารถทำการประเมินได้อีกครั้ง โดยทั้งหมดนี้เชื่อมโยงกลับไปยังลักษณะงานเดิมและความสามารถเหล่านั้นที่จำเป็นตามบทบาท ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการประเมินตนเอง การประเมินหัวหน้างาน หรือการประเมินแบบ 360 องศาที่ได้รับความนิยม ซึ่งมักใช้ในบทบาทผู้นำ
- จัดทำแผนที่และมอบหมายทรัพยากรการเรียนรู้เพื่อดำเนินโครงการพัฒนาพนักงานต่อไปหากมีการระบุช่องว่าง องค์กรสามารถจัดเตรียมทรัพยากรการเรียนรู้ให้กับพนักงานซึ่งจัดทำแผนที่ล่วงหน้าไว้กับขีดความสามารถเพื่อพัฒนาและเสริมสร้างช่องว่างเหล่านั้น
- ให้คนของคุณสร้างเส้นทางอาชีพแรงจูงใจที่ทรงพลังที่สุดประการหนึ่งในการทำให้พนักงานระดับสูงมีส่วนร่วมคือโอกาสในการเติบโต
ด้วยความสามารถของคุณที่แมปกับทุกงาน จึงมีความโปร่งใสโดยสิ้นเชิงว่าทักษะและพฤติกรรมใดบ้าง ที่คนของคุณจำเป็นต้องแสดงให้เห็นในระดับใดเพื่อก้าวต่อไป (หรือแม้แต่ไปถึงงานในฝันของพวกเขา)
CompetencyCore โดย HRSG ช่วยให้คุณซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่มีงานยุ่ง สามารถจัดวางโปรแกรมเหล่านี้ในองค์กรของคุณ ด้วยความมั่นใจว่าคุณกำลังจัดเตรียมสิ่งต่าง ๆ ด้วยวิธีที่ชาญฉลาด
ที่มาโดย: จอน สแปรตต์