การใช้งานระบบที่ประสบความสําเร็จ: ทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้

ใช้ร่วมกัน

บริษัทของคุณต้องปรับตัวและเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทันกับตลาด นั่นหมายความว่าคุณต้องใช้ระบบใหม่ในที่ทํางานเป็นครั้งคราวเช่นในระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร แต่การดําเนินการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันส่งผลกระทบต่อธุรกิจทั้งหมดของคุณ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่คุณสามารถใช้ระบบใหม่ในองค์กรของคุณได้สําเร็จ

สารบัญตาราง

การนําระบบไปใช้อย่างประสบความสําเร็จ

การนําระบบใด ๆ มาใช้ในองค์กรของคุณให้ประสบความสําเร็จนั้นต้องการสามสิ่ง: กระบวนการเทคโนโลยีและผู้คน เราจะกล่าวถึงรายละเอียดแต่ละด้านเหล่านี้และอธิบายสิ่งที่คุณต้องทําเพื่อให้ระบบใหม่ประสบความสําเร็จ

Process

ขั้นตอนแรกในการนําระบบใหม่ใน บริษัท ของคุณมาใช้คือการกําหนดกระบวนการโดยละเอียดว่าคุณจะทําเช่นนั้นได้อย่างไร กระบวนการนี้ควรประกอบด้วยองค์ประกอบสามประการต่อไปนี้:

Hard systems. ระบบแข็งเป็น “เครื่องจักร” ทั้งหมดที่จะช่วยให้คุณนําระบบใหม่ไปใช้ได้สําเร็จ โดยเครื่องจักรเราหมายถึงระบบการเงินเทคโนโลยีและการดําเนินงานที่คุณมีซึ่งสามารถรองรับการใช้งานระบบที่ประสบความสําเร็จ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการดําเนินไปอย่างราบรื่นคุณควรยืนยันก่อนว่าระบบแข็งทั้งหมดสอดคล้องกันและพร้อมที่จะรองรับระบบใหม่.
Roles. ระบบจะไม่ดําเนินการเอง คุณจะต้องมีทีมที่มีบทบาทเฉพาะในการใช้งานระบบ ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องมอบหมายบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าด้านเทคนิคของระบบใหม่สอดคล้องกับโครงสร้างพื้นฐานของบริษัทของคุณ คุณสามารถให้สมาชิกในทีมคนอื่นรับผิดชอบด้านการศึกษาหรือการเงิน
Structure. การกําหนดโครงสร้างสําหรับการนําระบบไปใช้เป็นสิ่งสําคัญ ผู้ที่นําระบบไปใช้จําเป็นต้องตระหนักถึงกระบวนการทั้งหมดและวิธีที่ดีที่สุดในการเปิดตัวระบบในที่ทํางาน สิ่งนี้อาจต้องทําเป็นขั้นตอนเพื่อให้ทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงสามารถเปลี่ยนและปรับตัวได้สําเร็จ

เทคโนโลยี

นอกจากนี้ยังจําเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสื่อสารกับผู้ขายของระบบเกี่ยวกับรายละเอียดของเทคโนโลยีและการใช้งาน

คุณต้องทําตามขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบกับผู้ขาย นอกจากนี้อย่าลืมถามผู้ขายเกี่ยวกับ บริษัท อื่น ๆ ที่ประสบความสําเร็จในการใช้ระบบ

มองหาแนวทางปฏิบัติที่ดีสําหรับวิธีการใช้ระบบที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดําเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด

แม้ว่าความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับเทคโนโลยีจะมีความสําคัญ แต่ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการนําระบบใหม่มาใช้คือการจัดการกับคนที่จะใช้และใช้งาน

ประชาชน

การสํารวจผู้บริหารมากกว่า 1,500 คนพบว่ามีเพียง 37% ของผู้ตอบแบบสอบถามรายงานว่าการนําระบบดิจิทัลไปใช้ประสบความสําเร็จ

อย่างไรก็ตามการใช้งานระบบไม่ค่อยล้มเหลวเนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับเทคโนโลยีหรือกระบวนการ เหตุผลที่หลายคนไม่ประสบความสําเร็จคือธุรกิจมักไม่คํานึงถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสมนั่นคือคนของพวกเขาเอง

มีสามสิ่งสําคัญที่คุณต้องทําหากคุณต้องการให้คนของคุณนําไปใช้และใช้ระบบใหม่:

พัฒนาแผนการสื่อสาร

จากการศึกษาที่เราอ้างถึงข้างต้นองค์กรที่สื่อสารผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจนสําหรับระบบใหม่ของพวกเขามีแนวโน้มที่จะประสบความสําเร็จในการใช้งาน 3.5 เท่า

แผนการสื่อสารในที่ทํางานเป็นสิ่งสําคัญหากคุณต้องการให้พนักงานของคุณเริ่มใช้ระบบ ทีมที่จะแนะนําระบบจะต้องนําเสนอ:

วัตถุประสงค์หลักของการเปลี่ยนแปลง วัตถุประสงค์โดยรวมของการเปลี่ยนแปลงควรเป็นเชิงคุณภาพ บริษัท ต้องอธิบายว่าเหตุใดการเปลี่ยนแปลงจึงจําเป็นและสิ่งที่จะบรรลุผลสําเร็จ
เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องกําหนดการดําเนินการเชิงปริมาณและวัดผลได้ซึ่ง บริษัท ต้องทําให้สําเร็จเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักของการเปลี่ยนแปลง
จะเกิดอะไรขึ้นหากสถานะที่เป็นอยู่ยังคงอยู่ ประเด็นสุดท้ายนี้เป็นสิ่งที่องค์กรมักลืม: จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่เปลี่ยนแปลง? ธุรกิจของคุณจําเป็นต้องเน้นว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้ใช้ระบบใหม่และชําระตามสภาพที่เป็นอยู่ จะส่งผลต่อเงินเดือนหรือไม่? ขาย การดํารงอยู่ทั้งหมดของ บริษัท ? ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามทีมที่สื่อสารการเปลี่ยนแปลงจําเป็นต้องอธิบายให้พนักงานทุกคนทราบ การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ท้าทายเสมอ แต่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากผู้ที่กําลังเปลี่ยนแปลงไม่รู้ว่าทําไมพวกเขาถึงทําเช่นนั้น

ความต้านทานที่อยู่

การต่อต้านระบบใหม่เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในองค์กรส่วนใหญ่ แต่การต่อต้านทั้งหมดไม่เหมือนกัน ประเภทของความต้านทานที่คุณจะต้องเผชิญขึ้นอยู่กับขั้นตอนของการใช้งานระบบและคุณจะต้องจัดการกับความต้านทานประเภทต่างๆในรูปแบบต่างๆ:

ความต้านทานในช่วงต้น ความต้านทานที่เกิดขึ้นในช่วงต้นเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้รับการซื้อระบบใหม่ หากคนของคุณไม่เข้าใจว่าทําไมการเปลี่ยนแปลงจึงต้องเกิดขึ้นพวกเขาจะไม่สนใจที่จะนําไปใช้ การสํารวจผู้บริหารระดับสูงกว่า 500 คนพบว่าความไม่สบายใจกับการเปลี่ยนแปลงเป็นหนึ่งในความท้าทายที่สําคัญของการนําเทคโนโลยีใหม่มาใช้ใน บริษัท ของพวกเขา นี่เป็นปัญหาการสื่อสารและทีมที่รับผิดชอบในการใช้ระบบจําเป็นต้องปรับปรุงการสื่อสารกับพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดจึงจําเป็นต้องมีระบบ
ความต้านทานล่าช้า การต่อต้านในช่วงปลายของกระบวนการดําเนินการเกิดจากการขาดการฝึกอบรมและความรับผิดชอบ พนักงานทุกคนที่จะใช้ระบบจะต้องได้รับการฝึกอบรมเพียงพอที่จะรู้วิธีใช้ระบบ แม้หลังจากได้รับการฝึกอบรมแล้วจะใช้เวลาพอสมควรในการทําความคุ้นเคยกับระบบ ในทางกลับกันปัญหาความรับผิดชอบเกิดขึ้นเมื่อโครงสร้างของใครทําอะไรที่เกี่ยวข้องกับระบบเปลี่ยนแปลง เมื่อระบบมีการเปลี่ยนแปลงบทบาทในโครงสร้างนี้ก็เปลี่ยนไปเช่นกัน ดังนั้นทีมที่รับผิดชอบกระบวนการจําเป็นต้องสื่อสารกับพนักงานว่าบทบาทที่แน่นอนของพวกเขาคืออะไรและคาดหวังอะไรจากพวกเขา

มีความโปร่งใสและอดทน

การเปลี่ยนแปลงองค์กรเป็นสิ่งที่ท้าทายและต้องใช้เวลาเสมอ แม้ว่าบางครั้งคุณสามารถสลับระบบได้ในชั่วข้ามคืน แต่ผู้คนมักจะไม่สามารถเปลี่ยนนิสัยได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งหมายความว่าคุณต้องอดทนเมื่อใช้ระบบใหม่

มีความโปร่งใสกับพนักงานของคุณและแจ้งให้พวกเขาทราบว่ากระบวนการเป็นอย่างไรและหากมีสิ่งใดที่พวกเขาสามารถทําได้เพื่อปรับปรุง พนักงานของคุณจะเป็นผู้ที่ใช้ระบบดังนั้นขอความช่วยเหลือจากพวกเขาตั้งแต่เนิ่นๆ

การนําระบบไปใช้ที่ประสบความสําเร็จนั้นรวมถึงบุคลากรกระบวนการและเทคโนโลยีเสมอ

การนําระบบใหม่ไปใช้อย่างประสบความสําเร็จไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ด้วยวิธีการที่ถูกต้องคุณสามารถทําได้สําเร็จวิธีหนึ่งในการทําให้กระบวนการง่ายขึ้นคือการใช้ TestGorilla เพื่อวัดทักษะของผู้สมัครและพนักงานของคุณและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นมืออาชีพและเน้นข้อมูลมากขึ้นทําไมไม่เริ่มต้นด้วยการใช้การทดสอบการสื่อสารของเราเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับระบบใหม่ของคุณ? คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้โดยลงทะเบียนเพื่อรับการสาธิตฟรีวันนี้

Written by Bruno Boksic

ใส่ความเห็น ยกเลิกการตอบ