การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร และวิธีทำให้ถูกต้องในองค์กรของคุณ

การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร และวิธีทำให้ถูกต้องในองค์กรของคุณ

ไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจ  ที่สมบูรณ์และเจริญรุ่งเรือง

การสื่อสารจากบนลงล่างหมายถึงวิธีการเผยแพร่ข้อมูลไปยังพนักงานตามสายการบังคับบัญชา รูปแบบการสื่อสารจากบนลงล่างที่ดีช่วยให้สามารถอธิบายแนวคิดและวัตถุประสงค์ได้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางไปจนถึงพนักงานระดับแนวหน้าสามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องการและวิธีที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารภายในในหลายธุรกิจมักจะดำเนินการได้ไม่ดี พนักงานอาจรู้สึกสับสนหรือไม่สนใจ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับบริษัทของคุณ 

นั่นเป็นเหตุผลที่การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการจ้างพนักงานใหม่ ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งระดับบริหารหรือที่ไม่ใช่ระดับบริหาร สิ่งสำคัญพอๆ กันคือการทำความเข้าใจว่าการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณก่อให้เกิดปัญหาคอขวดหรือไม่ และจะบรรเทาปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร 

ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าการสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ โดยระบุความแตกต่างระหว่างการสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน

จากนั้นเราจะพูดถึงตัวอย่างบางส่วนของการสื่อสารจากบนลงล่างที่ประสบความสำเร็จ และพิจารณาว่าคุณจะปรับปรุงวิธีการสื่อสารของบริษัทของคุณได้อย่างไร 

การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร? 

การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นวิธีการส่งข้อมูลและข่าวสาร ออกคำสั่ง และมอบหมายงานในองค์กรที่มีลำดับชั้น 

ผู้บริหารระดับสูงใช้วิธีนี้ในการส่งข้อมูลตามสายการบังคับบัญชาไปยังผู้บริหารระดับกลางและจากนั้นไปยังพนักงานทุกคนในบริษัท 

การสื่อสารจากบนลงล่างนั้นเชื่อมโยงกับวัฒนธรรมของบริษัทและส่งผลต่อวิธีที่พนักงานของคุณมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันและกับฝ่ายบริหาร 

โดยปกติแล้ว เมื่อองค์กรของคุณทำการตัดสินใจที่สำคัญจากระดับบน จะต้องมีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับทุกคน แน่นอนว่าข้อความเดียวกันอาจสื่อสารไปยังพนักงานแต่ละคนแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและความเกี่ยวข้องของข้อมูลนั้นกับบทบาทของพวกเขา 

การสื่อสารจากบนลงล่างที่ดีสามารถปรับปรุงงานและทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและรับฟัง ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารจากบนลงล่างที่ไม่ดีจะขัดขวางการผลิต ทำให้เกิดความเครียด และนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ 

การสื่อสารจากล่างขึ้นบนคืออะไร? 

เพื่อให้เข้าใจภาพรวมของวิธีการสื่อสารเหล่านี้ เราต้องเข้าใจว่าการสื่อสารจากล่างขึ้นบนคืออะไร 

ตามชื่อที่แนะนำ การสื่อสารจากล่างขึ้นบนเป็นวิธีการที่ข้อมูลเดินทางขึ้นไปตามสายการบังคับบัญชา ตั้งแต่พนักงานระดับแนวหน้าไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง 

แนวทางนี้ช่วยให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็นและรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจของบริษัท ช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกเหมือนได้รับการรับฟังและความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ

โดยพื้นฐานแล้ว หากคุณให้ความสำคัญกับผู้อื่นเป็นอันดับแรกพนักงานของคุณจะรู้สึกชื่นชมและเห็นคุณค่า สิ่งนี้สัมพันธ์โดยตรงกับอัตราความพึงพอใจและผลผลิตที่สูงขึ้น 

การตัดสินใจว่าจะใช้วิธีจากบนลงล่างหรือล่างขึ้นบนในการสื่อสารของคุณจะขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของบริษัทของคุณเป็นส่วนใหญ่ ไม่ว่าคุณจะต้องเลือกแนวทางและยึดมั่นในแนวทางนั้น มิฉะนั้น ข้อมูลอาจถูกสื่อสารได้ไม่ดี ซึ่งจะส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ 

เหตุใดการสื่อสารจากบนลงล่างจึงมีความสำคัญ

ความเป็นผู้นำมีความสำคัญในทุกบริษัท วิธีที่ผู้บริหารระดับสูงของคุณสื่อสารข้อมูลกับพนักงานของคุณสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจได้ 

จากข้อมูลของ Society for Human Resource Management การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้เกิดการสูญเสียโดยเฉลี่ย62.4 ล้านเหรียญต่อปีในบริษัทที่มีพนักงาน 100,000 คน แม้แต่บริษัทที่มีพนักงาน 100 คนหรือน้อยกว่าก็สูญเสียเงินประมาณ 420,000 ดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารที่ไม่เพียงพอ 

รายงานฉบับเดียวกันระบุว่า แม้ว่าบริษัทต่าง ๆ จะตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารที่ดี แต่พวกเขาก็ยังล้มเหลวอยู่เสมอในแนวทางการสื่อสารจากบนลงล่าง 

โดยพื้นฐานแล้ว ถ้าคุณมีวิธีการสื่อสารจากบนลงล่างที่ไม่ดี คุณเกือบจะแน่ใจว่าจะต้องสูญเสียรายได้

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องหาวิธีการสื่อสารจากบนลงล่างที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างความผูกพันทางอารมณ์กับพนักงานของคุณ ทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมและเข้าใจ และคำนึงถึงความคิดและข้อกังวลของพวกเขา 

การทำให้ทุกคนมีมุมมองและการตัดสินใจที่ตรงกันจะทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารจากบนลงล่าง

รูปแบบการสื่อสารของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่  กับขนาดและส่วนประกอบของบริษัทของคุณ

บริษัทที่ใช้การสื่อสารจากบนลงล่างสามารถควบคุมการแพร่กระจายของข้อมูลทั่วทั้งองค์กรและกำหนดรูปแบบการเล่าเรื่องที่เหมาะสมกับความต้องการของพวกเขามากที่สุด 

มีข้อดีและข้อเสียหลายประการสำหรับแนวทางนี้ที่คุณควรทราบ: 

ข้อดี:

• มันกำหนดอำนาจที่ชัดเจน
• มันรักษาการควบคุมคุณภาพ
• คุณสามารถลดความเสี่ยงของความผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง 
• ทุกคนมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกันเมื่อการสื่อสารชัดเจน
• เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเท่านั้นที่เข้าถึงพนักงานที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความอาวุโสและสถานะของพวกเขา 
• คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานในวงกว้างได้ 

จุดด้อย:

• การสื่อสารอาจถูกเข้าใจผิดเมื่อเดินทางผ่านสายการบังคับบัญชา
• รายละเอียดอาจสูญหายเมื่อมีการสื่อสารบางอย่าง 
• มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรั่วไหลไปยังคู่แข่ง 
• รายละเอียดสำหรับผู้บริหารระดับกลางเท่านั้นที่สามารถส่งต่อไปยังพนักงานระดับแนวหน้าได้ ทำให้เกิดรอยร้าวระหว่างพนักงานและผู้บริหารระดับสูง
• ข้อมูลที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานสับสนหรือไม่พอใจหากสื่อสารไม่ชัดเจน

การทราบข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารจากบนลงล่างจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเมื่อต้องสื่อสารกับพนักงานของคุณ 

ตัวอย่างการสื่อสารจากบนลงล่าง 

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น องค์กรสามารถได้รับประโยชน์จากการสื่อสารจากบนลงล่าง

ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีโครงการเข้ามาซึ่งต้องการให้หลายแผนกทำงานแยกจากกันจนกว่าจะมารวมกันเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย แม้ว่าแผนกส่วนใหญ่จะเป็นอิสระและคล่องตัว แต่พวกเขาก็เสี่ยงต่อการทำงานในไซโล 

เมื่อเป็นเช่นนั้น ข้อมูลจะไม่เดินทางข้ามแผนก และรายละเอียดสำคัญที่ทำให้งานง่ายขึ้นจะไม่ได้รับการติดต่อสื่อสาร สิ่งนี้สามารถแปลเป็นกระบวนการผลิตที่ช้าลงและขาดกำหนดเวลา 

การสื่อสารจากบนลงล่างสามารถบรรเทาปัญหาดังกล่าวได้ด้วยการสื่อสารข้อมูลเดียวกันไปยังผู้จัดการโครงการทั้งหมด เพื่อให้ทุกแผนกรู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ 

อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อพนักงานของคุณต้องการแนวทางที่ชัดเจนในการจัดการกับปัญหาเฉพาะ 

ลองนึกดูว่ามีการประพฤติมิชอบในเพื่อนร่วมงานที่ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องแก้ไข หากคุณไม่มีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ดังกล่าว แผนกต่างๆ อาจแก้ปัญหาด้วยวิธีที่ต่างกัน 

ตัวอย่างเช่น แผนกหนึ่งอาจใช้แนวทางเชิงรุกโดยนั่งลงกับพนักงานที่มีปัญหาและพยายามระบายปัญหา อีกแผนกหนึ่งอาจต้องการซ่อนปัญหาไว้ใต้พรมและปล่อยให้ปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะทำให้ปัญหาลุกลามและสร้างปัญหาที่ใหญ่ขึ้น 

ในสถานการณ์เช่นนี้ การสื่อสารจากบนลงล่างมีความสำคัญเนื่องจากสามารถให้แนวทางที่ทุกคนจำเป็นต้องปฏิบัติตาม 

ไม่ว่าในกรณีใด การใช้วิธีการสื่อสารจากบนลงล่างจะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ ลองนึกถึงวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับคนของคุณตามความต้องการของพวกเขา และสร้างแผนตามความต้องการเหล่านั้น 

หากทำถูกต้อง การสื่อสารจากบนลงล่างจะเป็นทรัพย์สินอันมีค่าในระยะยาว 

วิธีปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ 

ในฐานะผู้นำบริษัท คุณต้องมีแผนชัดเจนว่าคุณต้องการสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างไร 

ดังที่ได้กล่าวไว้ การสื่อสารจากบนลงล่างจะให้รางวัลเมื่อทำถูกต้อง แต่มักจะล้มเหลวเนื่องจากปัจจัยหลายประการ: 

• ขาดความรู้:การไม่รู้ว่าพนักงานของคุณต้องการหรือต้องการอะไรสามารถสร้างปัญหาได้ทุกประเภท คุณต้องทำงานเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรทำให้เกิดความเครียดในหมู่พนักงานของคุณหรือสิ่งที่พวกเขากลัวที่จะทำ และรับทราบข้อกังวลเหล่านี้ในแนวทางการสื่อสารของคุณ 
• ข้อความที่ซับซ้อน:ความคิดที่ดีมักจะล้มเหลวเมื่อสื่อสารไม่ชัดเจน การหลีกเลี่ยงความคิดที่ซับซ้อนและศัพท์แสงจะช่วยได้อย่างมากในการสื่อสารจากบนลงล่าง 
• การหลีกเลี่ยงปัญหา:การไม่จัดการกับปัญหาในระดับบนสุดอาจทำให้เกิดความแตกแยกและความไม่พอใจภายในแผนกและระหว่างเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ หากมีบางสิ่งที่ไม่ถูกต้อง จำเป็นต้องถูกเรียกออกมา มิฉะนั้น คุณอาจพบว่าบริษัทของคุณสูญเสียความเชื่อมั่นของลูกค้า 

การจัดการกับปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยากหากคุณรู้ว่าต้องทำอย่างไร หากต้องการปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่าง ให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเหล่านี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด: 

สื่อสารอย่างชัดเจน

อย่าสร้างภาระให้กับพนักงานด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น 

เมื่อนำเสนอแนวคิดหรือโครงการใหม่ ให้อธิบายแนวคิดหลักก่อน แล้วจึงลงรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น หากข้อมูลชิ้นหนึ่งมีความสำคัญต่อทีมกฎหมาย แต่ไม่ใช่กับแผนกวิศวกรรม อย่าแชร์ข้อมูลนั้นกับฝ่ายหลังเพราะอาจทำให้พวกเขาสับสนได้

จำเป็นต้องมีผู้สื่อสารที่ดี การมีคนที่สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและรับฟังผู้อื่นอย่างตั้งใจสร้างความแตกต่างให้กับองค์กรอย่างมาก การทดสอบการสื่อสารของ TestGorilla สามารถช่วยให้คุณระบุบุคคลดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย 

สื่อสารตรงเวลา

เมื่อคุณมีโครงการที่ต้องคำนึงถึงเวลา ให้พยายามสื่อสารกับพนักงานของคุณโดยเร็วที่สุด

การปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปจนวินาทีสุดท้ายจะทำให้พวกเขาเครียดและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น 

นอกจากนี้ หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นภายในบริษัทที่จะส่งผลกระทบต่อทุกคน ให้แจ้งเรื่องนั้นกับพนักงานของคุณทันที และอย่าปล่อยให้พวกเขารู้จากภายนอก พนักงานประมาณ38%รายงานว่าพวกเขาได้ยินบางอย่างเกี่ยวกับนายจ้างในสื่อก่อนที่จะได้ยินจากภายใน 

สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การสูญเสียความเคารพจากพนักงานของคุณ และข่าวลือจะกัดกร่อนความเชื่อมั่นในตัวคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารข้อมูลสำคัญโดยเร็วที่สุด 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมองเห็นได้ 

พนักงานต้องการได้ยินและเห็นผู้นำของพวกเขาบ่อยๆ และรู้สึกผูกพันกับพวกเขา 

รายงาน “New Times, New Leaders” ระบุว่า44% ของพนักงานกล่าวว่าผู้บริหารระดับสูงของพวกเขามองไม่เห็นเพียงพอ 

การปรากฏตัวในฐานะผู้นำจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้น ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มีส่วนร่วมและยังคงเปิดกว้างในการเชื่อมต่อกับพนักงานของคุณ 

ใช้ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน 

การใช้วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันจะช่วยให้คุณส่งข้อมูลสำคัญไปยังพนักงานของคุณ 

แทนที่จะเลือกรับอีเมล ลองสร้างนวัตกรรมด้วยการถ่ายวิดีโอสั้นๆ หรือใช้ข้อความป๊อปอัพในคอมพิวเตอร์ภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะได้รับข้อความของคุณ 

รับคำติชม 

เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าพนักงานของคุณรู้สึกอย่างไรและคิดอะไรอยู่ ให้ใช้แบบสำรวจการมีส่วนร่วมและแบบสอบถามเพื่อรวบรวมข้อมูล

ความผูกพันของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญในการวัดความมุ่งมั่นที่มีต่อบริษัทของคุณ การมีส่วนร่วมกับพวกเขาด้วยวิธีที่มีความหมาย คุณจะสามารถเพิ่มขวัญและกำลังใจและเข้าใจความต้องการของพวกเขาได้ 

คุณยังสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อทำให้การสื่อสารจากบนลงล่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและตรงประเด็น 

อย่าลืมรับฟังข้อกังวลของพนักงานของคุณและปล่อยให้พวกเขาถามคำถามได้อย่างอิสระ หากพวกเขารู้ว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อยุติข้อกังวลที่พวกเขาอาจมี พวกเขาจะรู้สึกผูกพันกับคุณมากขึ้นในฐานะนายจ้าง 

ปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ

เมื่อทำถูกต้องแล้ว การสื่อสารจากบนลงล่างจะเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับหลายบริษัท 

การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นวิธีการรับข้อมูลไปยังพนักงานผ่านวิธีการแบบลำดับชั้น โดยส่งผ่านสายการบังคับบัญชา ใช้อย่างถูกวิธี วิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดพนักงานของคุณ ซึ่งเหลือช่องว่างเล็กน้อยสำหรับข้อผิดพลาดและสามารถทำได้ทันท่วงที แต่ไม่มีสถานการณ์ใดที่เหมาะกับทุกสถานการณ์สำหรับการสื่อสารจากบนลงล่าง และคุณอาจต้องทดลองเพื่อดูว่าจะสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างไรให้ดีที่สุด

ที่มาโดย:มิเลนา อเล็กซานโดรวา