การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร และวิธีทำให้ถูกต้องในองค์กรของคุณ
ไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจ ที่สมบูรณ์และเจริญรุ่งเรือง
การสื่อสารจากบนลงล่างหมายถึงวิธีการเผยแพร่ข้อมูลไปยังพนักงานตามสายการบังคับบัญชา รูปแบบการสื่อสารจากบนลงล่างที่ดีช่วยให้สามารถอธิบายแนวคิดและวัตถุประสงค์ได้อย่างชัดเจน เพื่อให้ทุกคนตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางไปจนถึงพนักงานระดับแนวหน้าสามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงต้องการและวิธีที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารภายในในหลายธุรกิจมักจะดำเนินการได้ไม่ดี พนักงานอาจรู้สึกสับสนหรือไม่สนใจ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับบริษัทของคุณ
นั่นเป็นเหตุผลที่การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการจ้างพนักงานใหม่ ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งระดับบริหารหรือที่ไม่ใช่ระดับบริหาร สิ่งสำคัญพอๆ กันคือการทำความเข้าใจว่าการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณก่อให้เกิดปัญหาคอขวดหรือไม่ และจะบรรเทาปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร
ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าการสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ โดยระบุความแตกต่างระหว่างการสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน
จากนั้นเราจะพูดถึงตัวอย่างบางส่วนของการสื่อสารจากบนลงล่างที่ประสบความสำเร็จ และพิจารณาว่าคุณจะปรับปรุงวิธีการสื่อสารของบริษัทของคุณได้อย่างไร
การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร?
การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นวิธีการส่งข้อมูลและข่าวสาร ออกคำสั่ง และมอบหมายงานในองค์กรที่มีลำดับชั้น
ผู้บริหารระดับสูงใช้วิธีนี้ในการส่งข้อมูลตามสายการบังคับบัญชาไปยังผู้บริหารระดับกลางและจากนั้นไปยังพนักงานทุกคนในบริษัท
การสื่อสารจากบนลงล่างนั้นเชื่อมโยงกับวัฒนธรรมของบริษัทและส่งผลต่อวิธีที่พนักงานของคุณมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันและกับฝ่ายบริหาร
โดยปกติแล้ว เมื่อองค์กรของคุณทำการตัดสินใจที่สำคัญจากระดับบน จะต้องมีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับทุกคน แน่นอนว่าข้อความเดียวกันอาจสื่อสารไปยังพนักงานแต่ละคนแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและความเกี่ยวข้องของข้อมูลนั้นกับบทบาทของพวกเขา
การสื่อสารจากบนลงล่างที่ดีสามารถปรับปรุงงานและทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมและรับฟัง ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารจากบนลงล่างที่ไม่ดีจะขัดขวางการผลิต ทำให้เกิดความเครียด และนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการให้เสร็จสมบูรณ์
การสื่อสารจากล่างขึ้นบนคืออะไร?
เพื่อให้เข้าใจภาพรวมของวิธีการสื่อสารเหล่านี้ เราต้องเข้าใจว่าการสื่อสารจากล่างขึ้นบนคืออะไร
ตามชื่อที่แนะนำ การสื่อสารจากล่างขึ้นบนเป็นวิธีการที่ข้อมูลเดินทางขึ้นไปตามสายการบังคับบัญชา ตั้งแต่พนักงานระดับแนวหน้าไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง
แนวทางนี้ช่วยให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็นและรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจของบริษัท ช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกเหมือนได้รับการรับฟังและความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ
โดยพื้นฐานแล้ว หากคุณให้ความสำคัญกับผู้อื่นเป็นอันดับแรกพนักงานของคุณจะรู้สึกชื่นชมและเห็นคุณค่า สิ่งนี้สัมพันธ์โดยตรงกับอัตราความพึงพอใจและผลผลิตที่สูงขึ้น
การตัดสินใจว่าจะใช้วิธีจากบนลงล่างหรือล่างขึ้นบนในการสื่อสารของคุณจะขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของบริษัทของคุณเป็นส่วนใหญ่ ไม่ว่าคุณจะต้องเลือกแนวทางและยึดมั่นในแนวทางนั้น มิฉะนั้น ข้อมูลอาจถูกสื่อสารได้ไม่ดี ซึ่งจะส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ
เหตุใดการสื่อสารจากบนลงล่างจึงมีความสำคัญ
ความเป็นผู้นำมีความสำคัญในทุกบริษัท วิธีที่ผู้บริหารระดับสูงของคุณสื่อสารข้อมูลกับพนักงานของคุณสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจได้
จากข้อมูลของ Society for Human Resource Management การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้เกิดการสูญเสียโดยเฉลี่ย62.4 ล้านเหรียญต่อปีในบริษัทที่มีพนักงาน 100,000 คน แม้แต่บริษัทที่มีพนักงาน 100 คนหรือน้อยกว่าก็สูญเสียเงินประมาณ 420,000 ดอลลาร์ต่อปีเนื่องจากแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารที่ไม่เพียงพอ
รายงานฉบับเดียวกันระบุว่า แม้ว่าบริษัทต่าง ๆ จะตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารที่ดี แต่พวกเขาก็ยังล้มเหลวอยู่เสมอในแนวทางการสื่อสารจากบนลงล่าง
โดยพื้นฐานแล้ว ถ้าคุณมีวิธีการสื่อสารจากบนลงล่างที่ไม่ดี คุณเกือบจะแน่ใจว่าจะต้องสูญเสียรายได้
นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องหาวิธีการสื่อสารจากบนลงล่างที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างความผูกพันทางอารมณ์กับพนักงานของคุณ ทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมและเข้าใจ และคำนึงถึงความคิดและข้อกังวลของพวกเขา
การทำให้ทุกคนมีมุมมองและการตัดสินใจที่ตรงกันจะทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารจากบนลงล่าง
รูปแบบการสื่อสารของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่ กับขนาดและส่วนประกอบของบริษัทของคุณ
บริษัทที่ใช้การสื่อสารจากบนลงล่างสามารถควบคุมการแพร่กระจายของข้อมูลทั่วทั้งองค์กรและกำหนดรูปแบบการเล่าเรื่องที่เหมาะสมกับความต้องการของพวกเขามากที่สุด
มีข้อดีและข้อเสียหลายประการสำหรับแนวทางนี้ที่คุณควรทราบ:
ข้อดี:
- มันกำหนดอำนาจที่ชัดเจน
- มันรักษาการควบคุมคุณภาพ
- คุณสามารถลดความเสี่ยงของความผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- ทุกคนมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกันเมื่อการสื่อสารชัดเจน
- เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเท่านั้นที่เข้าถึงพนักงานที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความอาวุโสและสถานะของพวกเขา
- คุณสามารถมีส่วนร่วมกับพนักงานในวงกว้างได้
จุดด้อย:
- การสื่อสารอาจถูกเข้าใจผิดเมื่อเดินทางผ่านสายการบังคับบัญชา
- รายละเอียดอาจสูญหายเมื่อมีการสื่อสารบางอย่าง
- มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรั่วไหลไปยังคู่แข่ง
- รายละเอียดสำหรับผู้บริหารระดับกลางเท่านั้นที่สามารถส่งต่อไปยังพนักงานระดับแนวหน้าได้ ทำให้เกิดรอยร้าวระหว่างพนักงานและผู้บริหารระดับสูง
- ข้อมูลที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานสับสนหรือไม่พอใจหากสื่อสารไม่ชัดเจน
การทราบข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารจากบนลงล่างจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเมื่อต้องสื่อสารกับพนักงานของคุณ
ตัวอย่างการสื่อสารจากบนลงล่าง
ตามที่ระบุไว้ข้างต้น องค์กรสามารถได้รับประโยชน์จากการสื่อสารจากบนลงล่าง
ตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีโครงการเข้ามาซึ่งต้องการให้หลายแผนกทำงานแยกจากกันจนกว่าจะมารวมกันเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย แม้ว่าแผนกส่วนใหญ่จะเป็นอิสระและคล่องตัว แต่พวกเขาก็เสี่ยงต่อการทำงานในไซโล
เมื่อเป็นเช่นนั้น ข้อมูลจะไม่เดินทางข้ามแผนก และรายละเอียดสำคัญที่ทำให้งานง่ายขึ้นจะไม่ได้รับการติดต่อสื่อสาร สิ่งนี้สามารถแปลเป็นกระบวนการผลิตที่ช้าลงและขาดกำหนดเวลา
การสื่อสารจากบนลงล่างสามารถบรรเทาปัญหาดังกล่าวได้ด้วยการสื่อสารข้อมูลเดียวกันไปยังผู้จัดการโครงการทั้งหมด เพื่อให้ทุกแผนกรู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่
อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อพนักงานของคุณต้องการแนวทางที่ชัดเจนในการจัดการกับปัญหาเฉพาะ
ลองนึกดูว่ามีการประพฤติมิชอบในเพื่อนร่วมงานที่ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องแก้ไข หากคุณไม่มีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในสถานการณ์ดังกล่าว แผนกต่างๆ อาจแก้ปัญหาด้วยวิธีที่ต่างกัน
ตัวอย่างเช่น แผนกหนึ่งอาจใช้แนวทางเชิงรุกโดยนั่งลงกับพนักงานที่มีปัญหาและพยายามระบายปัญหา อีกแผนกหนึ่งอาจต้องการซ่อนปัญหาไว้ใต้พรมและปล่อยให้ปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะทำให้ปัญหาลุกลามและสร้างปัญหาที่ใหญ่ขึ้น
ในสถานการณ์เช่นนี้ การสื่อสารจากบนลงล่างมีความสำคัญเนื่องจากสามารถให้แนวทางที่ทุกคนจำเป็นต้องปฏิบัติตาม
ไม่ว่าในกรณีใด การใช้วิธีการสื่อสารจากบนลงล่างจะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ ลองนึกถึงวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับคนของคุณตามความต้องการของพวกเขา และสร้างแผนตามความต้องการเหล่านั้น
หากทำถูกต้อง การสื่อสารจากบนลงล่างจะเป็นทรัพย์สินอันมีค่าในระยะยาว
วิธีปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ
ในฐานะผู้นำบริษัท คุณต้องมีแผนชัดเจนว่าคุณต้องการสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างไร
ดังที่ได้กล่าวไว้ การสื่อสารจากบนลงล่างจะให้รางวัลเมื่อทำถูกต้อง แต่มักจะล้มเหลวเนื่องจากปัจจัยหลายประการ:
- ขาดความรู้:การไม่รู้ว่าพนักงานของคุณต้องการหรือต้องการอะไรสามารถสร้างปัญหาได้ทุกประเภท คุณต้องทำงานเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรทำให้เกิดความเครียดในหมู่พนักงานของคุณหรือสิ่งที่พวกเขากลัวที่จะทำ และรับทราบข้อกังวลเหล่านี้ในแนวทางการสื่อสารของคุณ
- ข้อความที่ซับซ้อน:ความคิดที่ดีมักจะล้มเหลวเมื่อสื่อสารไม่ชัดเจน การหลีกเลี่ยงความคิดที่ซับซ้อนและศัพท์แสงจะช่วยได้อย่างมากในการสื่อสารจากบนลงล่าง
- การหลีกเลี่ยงปัญหา:การไม่จัดการกับปัญหาในระดับบนสุดอาจทำให้เกิดความแตกแยกและความไม่พอใจภายในแผนกและระหว่างเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้ หากมีบางสิ่งที่ไม่ถูกต้อง จำเป็นต้องถูกเรียกออกมา มิฉะนั้น คุณอาจพบว่าบริษัทของคุณสูญเสียความเชื่อมั่นของลูกค้า
การจัดการกับปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยากหากคุณรู้ว่าต้องทำอย่างไร หากต้องการปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่าง ให้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเหล่านี้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด:
สื่อสารอย่างชัดเจน
อย่าสร้างภาระให้กับพนักงานด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
เมื่อนำเสนอแนวคิดหรือโครงการใหม่ ให้อธิบายแนวคิดหลักก่อน แล้วจึงลงรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น หากข้อมูลชิ้นหนึ่งมีความสำคัญต่อทีมกฎหมาย แต่ไม่ใช่กับแผนกวิศวกรรม อย่าแชร์ข้อมูลนั้นกับฝ่ายหลังเพราะอาจทำให้พวกเขาสับสนได้
จำเป็นต้องมีผู้สื่อสารที่ดี การมีคนที่สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและรับฟังผู้อื่นอย่างตั้งใจสร้างความแตกต่างให้กับองค์กรอย่างมาก การทดสอบการสื่อสารของ TestGorilla สามารถช่วยให้คุณระบุบุคคลดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย
สื่อสารตรงเวลา
เมื่อคุณมีโครงการที่ต้องคำนึงถึงเวลา ให้พยายามสื่อสารกับพนักงานของคุณโดยเร็วที่สุด
การปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปจนวินาทีสุดท้ายจะทำให้พวกเขาเครียดและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น
นอกจากนี้ หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นภายในบริษัทที่จะส่งผลกระทบต่อทุกคน ให้แจ้งเรื่องนั้นกับพนักงานของคุณทันที และอย่าปล่อยให้พวกเขารู้จากภายนอก พนักงานประมาณ38%รายงานว่าพวกเขาได้ยินบางอย่างเกี่ยวกับนายจ้างในสื่อก่อนที่จะได้ยินจากภายใน
สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การสูญเสียความเคารพจากพนักงานของคุณ และข่าวลือจะกัดกร่อนความเชื่อมั่นในตัวคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อสารข้อมูลสำคัญโดยเร็วที่สุด
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมองเห็นได้
พนักงานต้องการได้ยินและเห็นผู้นำของพวกเขาบ่อยๆ และรู้สึกผูกพันกับพวกเขา
รายงาน “New Times, New Leaders” ระบุว่า44% ของพนักงานกล่าวว่าผู้บริหารระดับสูงของพวกเขามองไม่เห็นเพียงพอ
การปรากฏตัวในฐานะผู้นำจะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้น ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มีส่วนร่วมและยังคงเปิดกว้างในการเชื่อมต่อกับพนักงานของคุณ
ใช้ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน
การใช้วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันจะช่วยให้คุณส่งข้อมูลสำคัญไปยังพนักงานของคุณ
แทนที่จะเลือกรับอีเมล ลองสร้างนวัตกรรมด้วยการถ่ายวิดีโอสั้นๆ หรือใช้ข้อความป๊อปอัพในคอมพิวเตอร์ภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะได้รับข้อความของคุณ
รับคำติชม
เพื่อให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าพนักงานของคุณรู้สึกอย่างไรและคิดอะไรอยู่ ให้ใช้แบบสำรวจการมีส่วนร่วมและแบบสอบถามเพื่อรวบรวมข้อมูล
ความผูกพันของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญในการวัดความมุ่งมั่นที่มีต่อบริษัทของคุณ การมีส่วนร่วมกับพวกเขาด้วยวิธีที่มีความหมาย คุณจะสามารถเพิ่มขวัญและกำลังใจและเข้าใจความต้องการของพวกเขาได้
คุณยังสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อทำให้การสื่อสารจากบนลงล่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและตรงประเด็น
อย่าลืมรับฟังข้อกังวลของพนักงานของคุณและปล่อยให้พวกเขาถามคำถามได้อย่างอิสระ หากพวกเขารู้ว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อยุติข้อกังวลที่พวกเขาอาจมี พวกเขาจะรู้สึกผูกพันกับคุณมากขึ้นในฐานะนายจ้าง
ปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ
เมื่อทำถูกต้องแล้ว การสื่อสารจากบนลงล่างจะเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับหลายบริษัท
การสื่อสารจากบนลงล่างเป็นวิธีการรับข้อมูลไปยังพนักงานผ่านวิธีการแบบลำดับชั้น โดยส่งผ่านสายการบังคับบัญชา ใช้อย่างถูกวิธี วิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดพนักงานของคุณ ซึ่งเหลือช่องว่างเล็กน้อยสำหรับข้อผิดพลาดและสามารถทำได้ทันท่วงที แต่ไม่มีสถานการณ์ใดที่เหมาะกับทุกสถานการณ์สำหรับการสื่อสารจากบนลงล่าง และคุณอาจต้องทดลองเพื่อดูว่าจะสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างไรให้ดีที่สุด
ที่มาโดย:มิเลนา อเล็กซานโดรวา