การสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร? ทำอย่างไรให้ถูกต้องในธุรกิจของคุณ
เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การสื่อสารจากบนลงล่างจะช่วยกำหนดความคาดหวังและความรับผิดชอบที่ชัดเจน อธิบายวัตถุประสงค์ และให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากผู้นำ
แต่การสนทนาที่มีประสิทธิผลก็เหมือนกับการสื่อสารอื่นๆ ในสถานที่ทำงานที่มีสุขภาพดีที่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของทุกฝ่าย มิฉะนั้น ก็จะเป็นเพียงการพูดคนเดียวเท่านั้น
หากไม่มีโอกาสในการมีส่วนร่วมที่มีความหมาย พนักงานอาจรู้สึกว่าตนเองไม่มีคุณค่าและไม่อยากทำงาน
ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่าง สานต่อวัฒนธรรมแห่งความโปร่งใสและการแบ่งปันข้อมูลในบริษัทของคุณ และรับสมัครนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยมผ่านการจ้างงานตามทักษะ
การสื่อสารแบบบนลงล่างคืออะไร?
การสื่อสารจากบนลงล่างหมายถึงข้อมูลทั้งหมดที่ส่งต่อจากผู้นำลงมาตามสายการบังคับบัญชา แนวทางการสื่อสารจากบนลงล่างจะถ่ายทอดข้อมูลจากผู้บริหารระดับสูงไปยังพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่ามีการคาดหวังอะไรจากพวกเขา ทำอย่างไรจึงจะบรรลุเป้าหมายดังกล่าว และเหตุใดจึงมีความสำคัญต่อบริษัท
กลยุทธ์การสื่อสารจากบนลงล่างเชื่อมโยงโดยตรงกับวัฒนธรรมของบริษัท ของคุณ และส่งผลต่อวิธีที่พนักงานของคุณโต้ตอบกันและกับฝ่ายบริหาร
การจัดการจากบนลงล่างที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับงาน กระตุ้นให้เกิดผลตอบรับจากล่างขึ้นบน และช่วยกระตุ้นการเติบโตของธุรกิจ
การสื่อสารแบบ Bottom-up คืออะไร?
การสื่อสารจากล่างขึ้นบนคือข้อมูลที่เดินทางขึ้นในสายการบังคับบัญชา ตั้งแต่พนักงานระดับล่างไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง
แทนที่จะมองการสื่อสารแบบบนลงล่างกับแบบล่างขึ้นบนว่าเป็นเทคนิค 2 แบบที่แยกจากกัน ให้มองว่าทั้งสองเป็นสิ่งที่เป็นอยู่: สองส่วนขององค์รวม
รูปแบบการสื่อสารจากล่างขึ้นบนช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันข้อเสนอแนะของตนเองได้ เช่น:
- ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแบบเรียลไทม์จากงานของพวกเขา ซึ่งช่วยแจ้งการตัดสินใจของผู้นำ
- ประสบการณ์และความพึงพอใจของพวกเขาที่มีต่อสภาพแวดล้อมการทำงาน เพื่อให้คุณสามารถสนับสนุนพวกเขาได้ดีขึ้นและรักษาพวกเขาไว้ได้นานขึ้น
การที่ผู้บังคับบัญชาคอยรับฟังในลักษณะนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจและการเชื่อมโยงที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นระหว่างพนักงานและองค์กรของพวกเขา
เมื่อคุณทำให้แนวทางจากล่างขึ้นบนเป็นส่วนมาตรฐานของวัฒนธรรมของคุณมันจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารโดยรวม แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับผู้คนเป็นอันดับแรกและทำให้พนักงานของคุณรู้สึกได้รับการชื่นชมและมีส่วนร่วม
เหตุใดการสื่อสารแบบบนลงล่างจึงมีความสำคัญ?
การสื่อสารของผู้นำสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจได้
ตามรายงานของ Society for Human Resource Management การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้เกิดการสูญเสียโดยเฉลี่ย62.4 ล้านเหรียญสหรัฐฯ ต่อปีในบริษัทขนาดใหญ่
โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารจากบนลงล่างมีความสำคัญเนื่องจากเป็นรากฐานสำคัญของการสื่อสารทั้งหมดในบริษัท:
- ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของพนักงาน:เมื่อคำแนะนำและมาตรวัดประสิทธิภาพการทำงานชัดเจน พนักงานจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประเมินตัวเองได้แม่นยำยิ่งขึ้น และมีประสิทธิผลมากขึ้น
- ช่วยส่งเสริมการสื่อสารจากล่างขึ้นบน:เมื่อผู้นำเปิดกว้าง ซื่อสัตย์ และสื่อสารได้ จะส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารที่เข้มแข็งระหว่างพนักงานทุกคน
ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารจากบนลงล่าง
ด้านล่างนี้เป็นข้อดีและข้อเสียของแนวทางการสื่อสารแบบบนลงล่างที่คุณควรทราบ:
| ข้อดี | ข้อเสีย |
| – กำหนดอำนาจหน้าที่ที่ชัดเจน- มันรักษาการควบคุมคุณภาพ- ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และความคิดริเริ่มเดียวกัน- เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะเข้าถึงพนักงานได้ ขึ้นอยู่กับความอาวุโสและสถานะของพวกเขา- ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในวงกว้าง | การสื่อสารอาจเกิดการเข้าใจผิดได้เมื่อเดินทางลงห่วงโซ่การบังคับบัญชา- รายละเอียดอาจสูญหายเมื่อมีการสื่อสารอะไรบางอย่างเป็นจำนวนมาก – มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจรั่วไหลออกไปสู่คู่แข่งได้ ข้อมูลที่ไม่ได้กรองอาจทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานและผู้บริหารระดับสูง- ข้อมูลมากเกินไปอาจทำให้พนักงานเกิดความสับสนหรือแม้แต่เกิดความไม่พอใจได้ |
ตัวอย่างการสื่อสารจากบนลงล่าง
สมมติว่ามีโครงการเข้ามาซึ่งต้องใช้หลายแผนกทำงานแยกกันก่อนที่จะมารวมตัวกันเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย แม้ว่าแผนกส่วนใหญ่จะเป็นอิสระและคล่องตัว แต่ก็เสี่ยงที่จะทำงานแบบแยกส่วน
เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น รายละเอียดสำคัญที่จะทำให้งานง่ายขึ้น เช่น สถานะของความคืบหน้าของทีมอื่น จะไม่ได้รับการสื่อสาร ซึ่งอาจส่งผลให้กระบวนการผลิตช้าลงหรือพลาดกำหนดเวลาได้
การสื่อสารจากบนลงล่างที่มีประสิทธิภาพสามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้โดยการให้ข้อมูลเดียวกันแก่ผู้จัดการโครงการทุกคน วิธีนี้จะทำให้ทุกแผนกเรียนรู้จากกันและกัน รู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ และประหยัดเวลาอันมีค่าได้
อีกตัวอย่างหนึ่งอาจเป็นเมื่อเพื่อนร่วมงานประสบอุบัติเหตุที่ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องแก้ไข หากไม่มีแนวทางที่ชัดเจนว่าต้องทำอย่างไรในสถานการณ์เช่นนี้ หน่วยงานต่างๆ อาจแก้ไขปัญหาต่างกันออกไป
แผนกหนึ่งอาจใช้แนวทางเชิงรุก โดยนั่งคุยกับพนักงานที่มีปัญหาเพื่อพยายามระบายปัญหา ในขณะที่แผนกอื่นอาจต้องการซ่อนปัญหาไว้ใต้พรม ซึ่งมันจะเน่าเปื่อยและส่งผลให้เกิดปัญหาที่ใหญ่กว่านั้นอีก
ด้วยการจัดการจากบนลงล่าง คุณจะมอบแนวทางที่สอดคล้องกันที่ทุกคนต้องปฏิบัติตาม สิ่งนี้จะทำให้วัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณแข็งแกร่งขึ้น ช่วยให้แก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น และป้องกันเหตุไม่คาดคิดอันไม่พึงประสงค์
ตัวอย่างสุดท้ายคือMinto Pyramid Principle ของ McKinseyซึ่งเป็นโครงสร้างที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยให้บริษัทและผู้นำสื่อสารได้อย่างชัดเจนจากบนลงล่าง หลักการนี้ระบุว่าข้อมูลที่สำคัญที่สุดจะต้องมาก่อนเสมอเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและดึงดูดความสนใจของผู้ชมทันที จากนั้น คุณจะมีเวลารวบรวมข้อโต้แย้งเพื่อสรุปประเด็นหลักและเพิ่มรายละเอียดสนับสนุน
วิธีปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างในบริษัทของคุณ
การสื่อสารแบบบนลงล่างมักจะล้มเหลวเนื่องจากปัจจัยหลายประการ ดังนี้
- การขาดความรู้จากล่างขึ้นบน:คุณขาดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับพนักงานของคุณและไม่สามารถสนับสนุนพวกเขาได้อย่างเต็มที่
- การส่งข้อความที่ซับซ้อน:แนวคิดดีๆ ที่ไม่ได้สื่อสารอย่างชัดเจนอาจถูกทำลายหรือใช้เวลานานกว่าจะเห็นผล
- ข้อความที่ไม่ผ่านการกรองและไม่เกี่ยวข้อง:เมื่อพนักงานได้รับข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องมากมาย พวกเขาก็จะไม่สนใจ พวกเขาอาจปิดการแจ้งเตือนและอาจพลาดบันทึกข้อความที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาด้วยซ้ำ
ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติห้าประการเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงาน ของคุณ :
1. สื่อสารอย่างชัดเจน
อย่าสร้างภาระให้กับพนักงานด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
เมื่อนำเสนอแนวคิดหรือโครงการใหม่ ให้ชี้แจงภาพรวมก่อน จากนั้นจึงให้รายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น หากข้อมูลบางส่วนมีความสำคัญต่อทีมกฎหมายแต่ไม่สำคัญต่อแผนกวิศวกรรม อย่าแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวกับแผนกวิศวกรรม เพราะอาจทำให้แผนกวิศวกรรมเกิดความสับสนได้
การจะบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีนักสื่อสารที่ดีในทีมของคุณการมีบุคลากรที่สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและตั้งใจฟังผู้อื่นจะทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมากต่อองค์กรของคุณ
2. สื่อสารตรงเวลา
เมื่อคุณมีโครงการที่ต้องคำนึงถึงเวลา ให้เตรียมพร้อมในการสื่อสารทางธุรกิจ การละทิ้งสิ่งต่างๆ ไว้เป็นนาทีสุดท้ายอาจทำให้พนักงานเกิดความเครียดและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น
นอกจากนี้ หากมีเหตุการณ์ใด ๆ เกิดขึ้นภายในบริษัทซึ่งจะส่งผลกระทบต่อทุกคน ให้แจ้งให้พนักงานทราบโดยทันที อย่าเสี่ยงให้พนักงานพบเรื่องดังกล่าวจากแหล่งอื่น เช่น โซเชียลมีเดีย
หากทำเช่นนั้น อาจส่งผลให้พนักงานของคุณไม่ได้รับความเคารพ และข่าวลือก็จะทำลายความมั่นใจที่พวกเขามีต่อคุณอย่างแน่นอน
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมองเห็นได้
พนักงานต้องการได้ยินและพบปะกับผู้นำของตนบ่อยๆ และรู้สึกเชื่อมโยงกับพวกเขา
การถูกมองว่าเป็นผู้นำจะช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจและส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้นดังนั้นอย่าลืมพาตัวเองออกไปข้างนอกและเปิดกว้างในการเชื่อมต่อกับพนักงานของคุณ
วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือต้องแน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงได้ การทักทายและให้ความสนใจในสิ่งที่ผู้อื่นทำจะส่งผลดีในระยะยาว
เป็นผู้นำด้วยความอ่อนน้อมและซื่อสัตย์ เลียนแบบคุณสมบัติที่ดีที่สุดของผู้นำแบบผู้รับใช้ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความเกี่ยวกับรูปแบบความเป็นผู้นำและการจัดการ ของ เรา
4. ใช้ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกัน
การใช้วิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันช่วยให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลสำคัญไปยังพนักงานของคุณได้
แทนที่จะเลือกใช้อีเมลที่อาจถูกมองข้ามได้ง่าย ให้พยายามสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ โดยการถ่ายวิดีโอสั้นๆ หรือใช้ข้อความป็อปอัปในคอมพิวเตอร์ภายใน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อความของคุณ
นอกจากนี้ อย่าลืมรักษาความสอดคล้องระหว่างการสื่อสารภายในกับช่องทางภายนอก เช่น เพจบริษัท LinkedIn ของคุณ
5. รวบรวมคำติชม
เมื่อนายจ้างรับและนำคำติชมไปใช้เป็นประจำ จะเป็นประโยชน์ต่อทั้งบริษัท พนักงานจะรู้สึกว่าได้รับฟังความคิดเห็นในการทำงานส่งผลให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เชื่อมโยงกับคุณในฐานะนายจ้าง และมีส่วนร่วมมากขึ้น
สิ่งนี้จะช่วยให้คุณในฐานะนายจ้างได้รับข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประโยชน์ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อกลยุทธ์ของคุณ และช่วยให้คุณสร้างพนักงานที่เจริญรุ่งเรืองและมีประสิทธิผล
อย่าลืมสอบถามข้อกังวลและความคิดเห็นของพนักงานของคุณบ่อยๆ:
- สร้างพื้นที่สำหรับการตอบรับในการประชุมส่วนตัวของคุณ
- ปรับแต่งว่าสมาชิกในทีมทำงานอย่างไรในแต่ละวัน
- แบ่งปันความคิดและความรู้สึกของคุณเพื่อให้เป็นเรื่องปกติสำหรับเพื่อนร่วมงาน
- แทนที่จะเป็นผู้นำ ลองถามพนักงานว่ามีอะไรที่พวกเขาต้องการพูดคุยหรือไม่
แบบสำรวจชีพจรและแบบสอบถามไม่เปิดเผยตัวตนยังมีประโยชน์ในการทำความเข้าใจว่าพนักงานของคุณรู้สึกอย่างไรและช่วยให้มั่นใจได้ว่ารายละเอียดสำคัญจะไม่หลุดรอดสายตาไป
สร้างวัฒนธรรมการมองเห็น
การสื่อสารที่แข็งแกร่งจากบนลงล่างจะเกิดขึ้นได้อย่างเป็นธรรมชาติกับผู้สมัครที่มีทักษะด้านการสื่อสารอยู่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตำแหน่งผู้นำ
เคล็ดลับคือการรู้วิธีระบุพวกมัน
ทักษะทางสังคมมักถูกมองว่ามีความสำคัญน้อยกว่าและคลุมเครือกว่า ดังนั้นจึงยากต่อการวัดผลเชิงปริมาณในตัวผู้สมัคร สิ่งนี้เปิดโอกาสให้มีข้อสรุปที่ลำเอียงได้ เช่น ” ผู้สมัครรายนี้มีเสน่ห์ ดังนั้นทักษะการสื่อสารของเขาจึงต้องดีแน่นอน”
ความผิดพลาดในการจ้างงานอันมีต้นทุนสูงมักตามมา
สำหรับทักษะด้านอารมณ์ดังกล่าว การประเมินผู้สมัครของคุณอาจรวมถึงการทดสอบการสื่อสาร การทดสอบเพิ่มวัฒนธรรม และการทดสอบแรงจูงใจ
แบบทดสอบการสื่อสารของเราจะประเมินทักษะการสื่อสารทั้งทางวาจาและลายลักษณ์อักษร การฟังอย่างกระตือรือร้น การตีความ และการตอบสนองต่อสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด
การประเมินทักษะที่ยากสำหรับบทบาทที่เน้นผู้คนของเรายังรวมถึงองค์ประกอบของการสื่อสารด้วย
คุณสามารถผสมผสานและจับคู่การประเมินความสามารถเพื่อสร้างการผสมผสานแบบกำหนดเองเพื่อให้ตรงกับสไตล์ความเป็นผู้นำที่คุณกำลังมองหาในรายละเอียดงานใดๆ
ปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ
การสื่อสารควรเป็นถนนสองทาง
การอำนวยความสะดวก ในการสื่อสารความเป็นผู้นำจากบนลงล่างเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดพนักงาน และสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและสื่อสารได้ในหมู่พนักงานของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งในการปรับปรุงการสื่อสารจากบนลงล่างในบริษัทของคุณคือการจ้างบุคลากรที่มีทักษะและความคิดที่ถูกต้อง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสื่อสารแบบบนลงล่าง
ด้านล่างนี้เป็นคำตอบด่วนสำหรับคำถามด้านการสื่อสารจากบนลงล่างของคุณ
การสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบนคืออะไร?
การสื่อสารจากบนลงล่างหมายความว่าข้อมูลเริ่มต้นจากความเป็นผู้นำและส่งลงไปยังพนักงานระดับล่าง ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารจากล่างขึ้นบนคือเมื่อข้อมูลเดินทางจากผู้ปฏิบัติงานระดับแนวหน้าไปยังผู้บริหารระดับสูง
ข้อดีของวิธีการสื่อสารจากบนลงล่างคืออะไร?
- การสร้างอำนาจที่ชัดเจน
- การรักษาการควบคุมคุณภาพ
- การมีส่วนร่วมของพนักงาน
- ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาด
- จัดให้ทุกคนมุ่งสู่เป้าหมายของบริษัทเดียวกัน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
การสื่อสารแบบบนลงล่างมีข้อเสียอะไรบ้าง?
- รายละเอียดอาจสูญหายเมื่อมีการสื่อสารบางสิ่งบางอย่างเป็นจำนวนมาก
- ความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกไปสู่คู่แข่ง
- ข้อมูลที่ไม่ชัดเจนมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนหรือไม่พอใจในพนักงานได้
ที่มาโดย:TestGorilla